Muchas empresas descubren quién controla su dominio o alojamiento cuando necesitan cambiar de proveedor, renovar un servicio o recuperar una web. En ese momento pueden comprobar que la cuenta pertenece a una agencia, un antiguo empleado o una dirección de correo que ya no existe.

Mantener una página también significa conservar la propiedad, documentación y capacidad de recuperación de todos los servicios relacionados.

El dominio debe estar bajo control del negocio

El dominio es una pieza esencial de la identidad digital. Puede controlar la web, el correo y otros servicios.

La empresa debería conocer:

  • En qué registrador se encuentra.
  • Quién figura como titular.
  • Qué correo administra la cuenta.
  • Cuándo se renueva.
  • Qué método de pago se utiliza.
  • Si tiene autenticación multifactor.
  • Quién puede modificar los DNS.

Un proveedor puede gestionar técnicamente el dominio, pero el cliente debería conservar la propiedad y capacidad de recuperar la cuenta.

Revisa el alojamiento

La empresa necesita saber dónde está alojada la web, qué plan utiliza y quién recibe los avisos de renovación o consumo.

También conviene conocer:

  • Versión de PHP y tecnologías disponibles.
  • Espacio y recursos contratados.
  • Ubicación de las copias.
  • Canal de soporte.
  • Procedimiento de migración.

Depender exclusivamente del acceso de un tercero puede retrasar la respuesta ante una caída.

Evita compartir una única cuenta administrativa

WordPress y otros gestores permiten crear usuarios individuales. Cada persona debería tener su cuenta y los permisos necesarios para sus tareas.

La cuenta del proveedor debe poder retirarse sin afectar a la propiedad del cliente. Al finalizar una colaboración deben revisarse usuarios, claves API, FTP, bases de datos y accesos al servidor.

No olvides el correo corporativo

El correo se utiliza para recuperar el acceso a otros servicios. Si la dirección administrativa pertenece a una persona que ya no trabaja en la empresa, puede bloquear futuras recuperaciones.

Conviene utilizar una cuenta corporativa controlada y protegida mediante MFA.

Analítica, Search Console y Perfil de Empresa

Las propiedades digitales externas también deben pertenecer al negocio:

  • Google Analytics.
  • Google Search Console.
  • Perfil de Empresa.
  • Gestor de etiquetas.
  • Herramientas publicitarias.
  • CDN y servicios DNS.

El proveedor debería recibir acceso como usuario o administrador autorizado, no crear toda la presencia dentro de una cuenta inaccesible para el cliente.

Documenta las licencias

Plantillas, plugins y servicios premium pueden depender de una licencia del desarrollador o de la agencia.

La empresa debe saber:

  • Qué licencias utiliza.
  • Quién las paga.
  • Cuándo caducan.
  • Qué ocurre al finalizar el mantenimiento.
  • Si pueden transferirse.

Esta información evita descubrir posteriormente que una funcionalidad deja de actualizarse.

Comprueba las copias

La empresa debería poder obtener una copia completa de archivos y base de datos. Los respaldos no deberían depender exclusivamente de la cuenta que se quiere abandonar.

También conviene conservar documentación suficiente para restaurar la web en otro entorno.

Prepara un inventario de accesos

El inventario puede registrar el servicio, propietario, responsables autorizados, método de recuperación y fecha de revisión.

No debería contener las contraseñas en texto plano. Estas pueden gestionarse mediante un gestor seguro.

Qué entregar al cambiar de proveedor

Una transición ordenada puede incluir:

  • Acceso o transferencia del dominio.
  • Copia de la web y base de datos.
  • Listado de licencias.
  • Documentación de DNS y correo.
  • Usuarios de herramientas externas.
  • Historial básico de mantenimiento.
  • Revocación de accesos anteriores.

Cómo trabaja T3chWare

En los planes CARE, T3chWare documenta las tareas realizadas y ayuda a mantener controlados los componentes de la web.

El negocio debe conservar la propiedad de sus activos. T3chWare recibe los permisos necesarios para prestar el servicio sin apropiarse del dominio o del Perfil de Empresa del cliente.

Conclusión

Una web no está realmente bajo control si el negocio desconoce dónde se aloja, quién renueva el dominio o cómo recuperar las cuentas.

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